發(fā)布日期：2012-12-03瀏覽次數(shù)： 次信息來源： 李志強(qiáng)
一家全國(guó)500強(qiáng)企業(yè)的存貨管理飽受著帳實(shí)差異和存貨管理漏洞的折磨，而且通過一次非常意外的發(fā)現(xiàn)，居然在市場(chǎng)上發(fā)現(xiàn)達(dá)幾百噸的重要原材料在市場(chǎng)上銷售，而這些材料不久前就存放在該企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)，而更為離奇的是，在企業(yè)的賬面上，卻看不出任何的問題。這不得不讓人產(chǎn)生聯(lián)想，在企業(yè)長(zhǎng)期的運(yùn)營(yíng)過程中，還有多少的存貨資產(chǎn)產(chǎn)生的“意外”的流失？如是，該事件引起了高層的高度重視，企業(yè)的總經(jīng)理提出“要像管理現(xiàn)金一樣管理庫(kù)存”，以避免類似的“悲劇”重演。
在經(jīng)歷了長(zhǎng)時(shí)間的精益理念的熏陶與實(shí)踐，以及21世紀(jì)以來白熱化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境以后，中國(guó)的制造企業(yè)越來越重視管理的精細(xì)化，向管理要效益，降低企業(yè)的總體成本以獲取同行業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。而庫(kù)存資金作為企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，也越來越受到管理者的青睞和重視。庫(kù)存管理的兩大主要任務(wù)是降低庫(kù)存和保證庫(kù)存的安全?！跋窆芾憩F(xiàn)金一樣管理庫(kù)存”，讓庫(kù)存的管理真正實(shí)現(xiàn)透明化、標(biāo)準(zhǔn)化，以降低庫(kù)存管理的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理者在保證庫(kù)存的安全性方面提出了更高的要求。在筆者咨詢和走訪的過程中，像開篇所述的企業(yè)一樣在庫(kù)存管理方面發(fā)現(xiàn)“新大陸”的企業(yè)不在少數(shù)，而更多的企業(yè)在很多問題上仍然沒有足夠的認(rèn)識(shí)和重視。
從財(cái)務(wù)角度而言，現(xiàn)金管理必須有完善的管理制度和體系，包括錢賬分管制度、現(xiàn)金開支審批制度、日清月結(jié)制度、現(xiàn)金清查制度、現(xiàn)金保管制度、保險(xiǎn)柜的配備使用制度等，其管理的目標(biāo)是企業(yè)的現(xiàn)金沒有一分一毫的差異。企業(yè)對(duì)現(xiàn)金管理的系統(tǒng)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、謹(jǐn)慎性和精細(xì)程度給我們保證庫(kù)存的安全性提供了有效的參考。
但是，如何才能真正的做到“像現(xiàn)金一樣管理庫(kù)存”呢？采取哪些措施可以實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變呢？為實(shí)現(xiàn)庫(kù)存精細(xì)化管理的目的，除了企業(yè)上下對(duì)此達(dá)成一致的共識(shí)、目標(biāo)和方向，結(jié)合企業(yè)在現(xiàn)金管理方面的方法和經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為企業(yè)還可以在管理上進(jìn)行一定的改變與優(yōu)化。
一、 倉(cāng)庫(kù)管理人員的授權(quán)進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆蛛x，設(shè)立倉(cāng)管員和帳務(wù)員
傳統(tǒng)的倉(cāng)庫(kù)崗位設(shè)置一般僅僅設(shè)置倉(cāng)管員一個(gè)崗位，負(fù)責(zé)物料收發(fā)存及現(xiàn)場(chǎng)管理全過程及帳務(wù)處理工作，這樣可以減少管理過程中的溝通和信息傳遞，使得倉(cāng)庫(kù)管理趨向于簡(jiǎn)單化，但是同時(shí)，由一個(gè)人管理倉(cāng)庫(kù)物料流轉(zhuǎn)的整個(gè)過程，使得管理無法實(shí)現(xiàn)透明化，缺少崗位之間的相互監(jiān)督和制約，增加了管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，另外，這樣的分工也使得倉(cāng)管員的工作顯得非常繁瑣，信息往往得不到及時(shí)的更新和體現(xiàn)。
因此，從降低風(fēng)險(xiǎn)和專業(yè)化分工的角度考慮，將倉(cāng)庫(kù)管理崗位劃分為倉(cāng)管員和帳務(wù)員是一個(gè)正在普及的做法，類似于現(xiàn)金管理中必須分設(shè)出納和會(huì)計(jì)兩種崗位。由倉(cāng)管員負(fù)責(zé)實(shí)物的管理和現(xiàn)場(chǎng)的管理，由帳務(wù)員負(fù)責(zé)相應(yīng)的信息、單據(jù)、報(bào)表和數(shù)據(jù)分析等工作。這樣做的好處有：
1. 權(quán)責(zé)分離，倉(cāng)管員和帳務(wù)員之間形成相互的監(jiān)督和制約，有利于管理的規(guī)范化；
2. 有利于管理的專業(yè)化和精細(xì)化；
3. 帳、物分管，有利于公司存貨資金的有效保全；
4. 有利于存貨管理的準(zhǔn)確性。
二、 建立物料出入庫(kù)臺(tái)賬，進(jìn)行逐筆、序時(shí)的登記，以實(shí)現(xiàn)庫(kù)存的過程控制和可追溯性
在現(xiàn)金管理中，不管有沒有ERP系統(tǒng)，出納都會(huì)建立現(xiàn)金管理臺(tái)帳，對(duì)現(xiàn)金的收支進(jìn)行逐筆、序時(shí)的登記，并且對(duì)重要、例外的事項(xiàng)進(jìn)行登記說明，每一筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)都能清晰的得以體現(xiàn)，而且通過現(xiàn)金管理臺(tái)帳總是能獲取現(xiàn)金的適時(shí)數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)上的現(xiàn)金余額由于受信息登陸延誤或者系統(tǒng)延時(shí)等的影響，和實(shí)際余額總是存在一定的差異。
在庫(kù)存管理中，物料管理臺(tái)帳可以是集中在一起的賬本，也可以是隨物料放置的物料卡，由倉(cāng)庫(kù)管根據(jù)物料的流動(dòng)進(jìn)行逐筆的登記，其結(jié)存數(shù)和實(shí)物數(shù)總是保持一致的。設(shè)置物料管理臺(tái)帳的好處體現(xiàn)在：
1. 體現(xiàn)物料出入庫(kù)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，并且記錄準(zhǔn)確的作業(yè)時(shí)間，可以實(shí)現(xiàn)物料的可追溯性；
2. 倉(cāng)管員臺(tái)帳的數(shù)據(jù)與帳務(wù)員的系統(tǒng)帳務(wù)信息進(jìn)行比對(duì)，可以對(duì)帳實(shí)差異進(jìn)行有效的核查，確保物料管理的有效性；
3. 防止信息處理滯后和非正常領(lǐng)料等對(duì)物料信息造成的影響，有利于把握庫(kù)存的及時(shí)數(shù)據(jù)，避免信息不準(zhǔn)確對(duì)作業(yè)造成影響；
4. 在ERP軟件無法實(shí)現(xiàn)庫(kù)存的定庫(kù)位管理和及時(shí)的數(shù)據(jù)更新的情況下，或者系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和出現(xiàn)事故的情況，物料臺(tái)帳使得倉(cāng)庫(kù)作業(yè)不過分依賴信息系統(tǒng)。實(shí)踐證明，如果不是全自動(dòng)管理，完全依賴系統(tǒng)的倉(cāng)管管理往往都無法達(dá)到很高的管理水平。
很多庫(kù)存管理的從業(yè)人員對(duì)于是不是該使用物料卡往往很難取舍，一方面，物料卡對(duì)庫(kù)存管理有諸多好處，另一方面，對(duì)物料卡信息的維護(hù)也耗費(fèi)了大量的人工，而且大部分的情況下似乎體現(xiàn)為重復(fù)的勞動(dòng)。實(shí)際上，是否需要使用物料卡，需要根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)的有效性、作業(yè)的規(guī)范性、各環(huán)節(jié)時(shí)間和節(jié)拍的掌控能力、物料的流通性和物料的特性等進(jìn)行判斷，企業(yè)可以有選擇性的設(shè)置物料的臺(tái)帳。
三、 嚴(yán)格按照企業(yè)制定的物料管理流程和制度進(jìn)行操作，盡量減少例外事件的發(fā)生
企業(yè)現(xiàn)金管理之所以能做到如此的嚴(yán)謹(jǐn)，是因?yàn)槠髽I(yè)制定了一系列的現(xiàn)金管理制度，每一個(gè)人都清楚的知道，必須要按照規(guī)定的流程、辦理規(guī)定的手續(xù)，才能完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)。而對(duì)于企業(yè)庫(kù)存管理，也必須有完善的流程和制度，同時(shí)，需要在整個(gè)企業(yè)進(jìn)行宣貫。倉(cāng)庫(kù)管理人員在管理過程中也需要嚴(yán)格按照這些流程和制度來進(jìn)行操作，盡量減少例外事件的發(fā)生。
當(dāng)然，企業(yè)運(yùn)作是一個(gè)體系工程，各項(xiàng)任務(wù)之間具有不同的輕重緩急，因此，為了避免對(duì)企業(yè)運(yùn)作造成影響和損失，不可避免在倉(cāng)庫(kù)管理過程中會(huì)出現(xiàn)例外事件。對(duì)于這些例外事件，一方面，需要加強(qiáng)管控，深究原因，并盡快進(jìn)行改善，另一方面，對(duì)于確實(shí)是經(jīng)常出現(xiàn)的例外事件并且不可避免，則要在相應(yīng)的制度、流程中進(jìn)行補(bǔ)充。在倉(cāng)庫(kù)管理過程中，比較常見的例外事件有：
1. 借用物料或白條領(lǐng)料；
2. 沒有走正常領(lǐng)料流程的計(jì)劃外領(lǐng)料、緊急領(lǐng)料；
3. 有帳外物資；
4. 手續(xù)或者帳務(wù)延遲；
5. 超訂單到貨或者到貨未入賬；
6. 未走正常流程的供應(yīng)商補(bǔ)貨；
7. 超計(jì)劃領(lǐng)料等。
四、 創(chuàng)造安全的庫(kù)存管理環(huán)境
一個(gè)安全的庫(kù)存管理環(huán)境有利于企業(yè)相關(guān)規(guī)章、制度和流程的落實(shí)，有利于倉(cāng)庫(kù)管理人員的各項(xiàng)作業(yè)和效率的提升，降低庫(kù)存管理的風(fēng)險(xiǎn)。要?jiǎng)?chuàng)造安全的庫(kù)存管理環(huán)境可以從以下幾個(gè)方面入手：
1. 創(chuàng)造相對(duì)密閉的倉(cāng)庫(kù)環(huán)境，制定物料的出口和進(jìn)口，在滿足需求的情況下盡可能的控制進(jìn)出口數(shù)量；
2. 限制進(jìn)出人員，并且限制允許進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)人員的作業(yè)區(qū)域，對(duì)相關(guān)人員在證件和服飾上進(jìn)行差異化的標(biāo)示以便于識(shí)別；
3. 收發(fā)物料需要倉(cāng)管員在場(chǎng)；
4. 利用可視化的監(jiān)控系統(tǒng)。
五、 加強(qiáng)盤點(diǎn)的力度，讓盤點(diǎn)成為倉(cāng)庫(kù)管理的決策依據(jù)而不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)
很多企業(yè)都設(shè)置了定期盤點(diǎn)，比如一個(gè)月盤點(diǎn)一次，并且設(shè)定了固定的差異率，比如：將差異率設(shè)定為正負(fù)5‰，從財(cái)務(wù)角度上而言，在差異率范圍內(nèi)則視為正常。這種盤點(diǎn)方式的問題在于：
1. 盤點(diǎn)的目的有問題：盤點(diǎn)絕對(duì)不是為了財(cái)務(wù)而盤點(diǎn)，也不是一個(gè)既定的任務(wù)和走過場(chǎng)，而是為了發(fā)現(xiàn)差異、發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)、尋找物料流動(dòng)的規(guī)律并以此為依據(jù)，給決策者提供決策依據(jù)。
2. 每個(gè)月盤點(diǎn)是不對(duì)的：眾所周知，“任何決策都可能導(dǎo)致庫(kù)存！”也就是說，企業(yè)的庫(kù)存有代表了一個(gè)或多個(gè)問題。打個(gè)比方，將企業(yè)問題當(dāng)作是人體的某處病變或者病痛，每個(gè)月盤點(diǎn)就相當(dāng)于企業(yè)這個(gè)機(jī)體每個(gè)月對(duì)于其自身進(jìn)行一次反饋/反省，如果有問題，就進(jìn)行治療；每年一次盤點(diǎn)就是以年為周期反饋的。在一些先進(jìn)的企業(yè)中，比如豐田隨時(shí)可以盤點(diǎn)，也就是說其對(duì)于自身的問題，可以隨時(shí)反饋和治療；海爾每天2次，當(dāng)天的小問題就成了他們眼中的大問題；而大部分的企業(yè)，每個(gè)月盤點(diǎn)一次，當(dāng)天的大問題，到了每個(gè)月就變成了不值得一提的小問題了，于是沉淀下來了，可是，“魔鬼存在于細(xì)節(jié)當(dāng)中”，日積月累終歸是要成為病變甚至癌癥的。
3. 差異率的設(shè)定有問題：設(shè)定一個(gè)靜態(tài)的、固定的盤點(diǎn)差異率，也即在這個(gè)差異率范圍內(nèi)的差異，就有可能被公司忽視，而對(duì)于有心之人，這些差異都有可能成為可乘之機(jī)。比如差異率設(shè)定為正負(fù)5‰，假設(shè)A物料每個(gè)月流轉(zhuǎn)10萬個(gè)，5‰就有500個(gè)，正負(fù)一下，則相當(dāng)于允許有1000個(gè)的差異有可能成為企業(yè)庫(kù)存管理的漏洞。另一方面，對(duì)于一個(gè)制造企業(yè)而言，盤點(diǎn)要做到?jīng)]有差異確實(shí)非常困難，但是，在差異率的設(shè)定上面應(yīng)該要進(jìn)行動(dòng)態(tài)的設(shè)定，這個(gè)月的差異率是5‰，通過問題的反饋、分析和優(yōu)化，下個(gè)月就要做到差異率4‰，只有通過盤點(diǎn)所體現(xiàn)的問題并且持續(xù)的進(jìn)行改善，盤點(diǎn)才能真正體現(xiàn)價(jià)值。
就像出納對(duì)于現(xiàn)金的管理是“日清日結(jié)，每天盤點(diǎn)，確保零差異”，在庫(kù)存管理中，固定周期盤點(diǎn)的同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)該盡可能的引入動(dòng)態(tài)的、永續(xù)的盤點(diǎn)方法，比如：由倉(cāng)管員對(duì)自己所負(fù)責(zé)的物聊進(jìn)行每天的盤點(diǎn)，或者選擇重要物料，有針對(duì)性的進(jìn)行每天的盤點(diǎn)，并且在盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)的解決和改善，這樣才能有效的保證庫(kù)存的安全。
六、 主動(dòng)控制庫(kù)存，而不是被動(dòng)的接受庫(kù)存
在傳統(tǒng)的倉(cāng)庫(kù)管理功能定位中，倉(cāng)庫(kù)管理往往被認(rèn)為就是物料保管的職能，只要是采購(gòu)來的物料，就要入庫(kù)進(jìn)行保管，在現(xiàn)代企業(yè)管理理念中，這種對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理的定位已經(jīng)相當(dāng)?shù)穆浜?。倉(cāng)庫(kù)管理在管理好物料的同時(shí)，應(yīng)該更多的參與到庫(kù)存控制中去，甚至最為采購(gòu)及供應(yīng)商送貨的客戶端，可以對(duì)采購(gòu)和供應(yīng)商進(jìn)行考核和監(jiān)控。
在一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理體系中，出納備有的資金額度是一定的，少則補(bǔ)充，多則需要存入銀行。同理，倉(cāng)庫(kù)管理過程中，物料的庫(kù)存量也需要有相關(guān)的規(guī)定，比如庫(kù)存周期的要求、最大最小庫(kù)存的要求、安全庫(kù)存的要求等，企業(yè)需要制定相應(yīng)的規(guī)則，而這些規(guī)則是否得以貫徹和執(zhí)行，最終都會(huì)體現(xiàn)在庫(kù)存環(huán)節(jié)。因此，倉(cāng)庫(kù)管理應(yīng)該主動(dòng)的參與到庫(kù)存控制中來，比如：倉(cāng)庫(kù)只接收有訂單、在允許范圍內(nèi)的物料；倉(cāng)庫(kù)對(duì)缺料、過量庫(kù)存、超庫(kù)齡庫(kù)存和呆滯庫(kù)存進(jìn)行庫(kù)存預(yù)警甚至是組織處理和改善；倉(cāng)庫(kù)可以參與制定庫(kù)存及采購(gòu)的戰(zhàn)略、策略和目標(biāo)等。
值得注意的是，因?yàn)閹?kù)存管理本是不會(huì)給企業(yè)帶來直接的收益，導(dǎo)致企業(yè)往往會(huì)忽視庫(kù)存管理過程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，他們大都希望在這個(gè)方面盡可能的簡(jiǎn)單，并減少各種資源的投入，不愿意在這方面投入過多的精力。因此，除非企業(yè)真正認(rèn)識(shí)到“保證庫(kù)存安全”的重要性及其可能造成的后果，否則在這方面所進(jìn)行的努力和投入將會(huì)被視同為浪費(fèi)而得不到保障。
當(dāng)然，“像管理現(xiàn)金一樣管理庫(kù)存”僅僅是企業(yè)庫(kù)存管理方面的一種理念，一個(gè)企業(yè)里面的物料及產(chǎn)品種類數(shù)成百上千甚至上萬種，要對(duì)每一種產(chǎn)品都進(jìn)行如此精細(xì)化的管理是不現(xiàn)實(shí)的。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的庫(kù)存管理水平以及過去在這方面出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合不同物料的重要性、價(jià)值、物理特性、化學(xué)特性、管理特性等制定差異化的庫(kù)存管理方法和目標(biāo)。從另一個(gè)角度考慮，真正回歸物流管理上的“以物為本”的本質(zhì)，如果企業(yè)實(shí)現(xiàn)了制度的完善化、作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化，無論是現(xiàn)金的管理還是物料的管理，其實(shí)也就是按照既定的要求進(jìn)行操作而已了。
