發(fā)布日期：2024-12-04瀏覽次數(shù)： 次信息來源： 天睿咨詢-顏家平
MMOGV6中的2.2.1.1 F2定期對程序文件和/或作業(yè)指導(dǎo)進(jìn)行評估和評審，保證其與供應(yīng)鏈管理（SCM）的愿景、戰(zhàn)略、目標(biāo)和流程一致。
程序和作業(yè)指導(dǎo)書又稱SOP，是Standard Operation Procedure三個(gè)英文單詞中首字母的大寫 ，即標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，就是將某一事件的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來，用來指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作。所謂標(biāo)準(zhǔn)，是經(jīng)過不斷實(shí)踐總結(jié)出來的，在當(dāng)前條件下可以實(shí)現(xiàn)的最優(yōu)化的操作程序，也就是盡可能地將相關(guān)操作步驟進(jìn)行細(xì)化，量化和優(yōu)化。細(xì)化，量化和優(yōu)化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會(huì)產(chǎn)生歧義。
SOP是隨著工業(yè)革命的興起而產(chǎn)生，當(dāng)時(shí)，生產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，產(chǎn)品日益復(fù)雜，分工日益明細(xì)，品質(zhì)成本急劇增高，各工序的管理日益困難。如果只是依靠口頭傳授操作方法，已無法控制制程品質(zhì)。采用學(xué)徒形式培訓(xùn)，已不能適應(yīng)規(guī)?；纳a(chǎn)要求.因此，必須以作業(yè)指導(dǎo)書形式統(tǒng)一工序的操作步驟及方法。
圖：來源于網(wǎng)絡(luò)
從企業(yè)的根本目的來看，制定SOP是為了提高管理運(yùn)營能力，使企業(yè)獲得更大的效益。其主要目的有兩方面：
一、為了提高企業(yè)的運(yùn)行效果(effect)。由于SOP是對每個(gè)作業(yè)程序的控制點(diǎn)操作的優(yōu)化，每位員工都可以按照SOP的相關(guān)規(guī)定來做事，就不會(huì)出現(xiàn)大的失誤。即使出現(xiàn)失誤也可以很快地通過SOP對照檢查發(fā)現(xiàn)問題，并加以改進(jìn)。同時(shí)，有了SOP，保證了我們?nèi)粘９ぷ鞯倪B續(xù)性和相關(guān)知識(shí)的積累，也無形中為企業(yè)節(jié)約了一些管理投入成本。
二、為了提高企業(yè)的運(yùn)行效率(efficiency)。由于企業(yè)的日常管理有兩個(gè)基本的特征，一是許多崗位的人員經(jīng)常會(huì)發(fā)生變動(dòng)，二是一些日常工作的基本作業(yè)程序相對比較穩(wěn)定。不同的人，由于不同的成長經(jīng)歷、性格、學(xué)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，可能做事情的方式和步驟各不相同。即使做事的方式和步驟有相同，但做每件事的標(biāo)準(zhǔn)仍會(huì)有一些差異。由于SOP是在實(shí)踐操作中不斷進(jìn)行總結(jié)、優(yōu)化和完善的產(chǎn)物，在這一過程中積累了許多人的共同智慧，因此相對比較優(yōu)化，能提高做事的效率。
SOP在企業(yè)供應(yīng)鏈管理和操作中是同樣適用的。圍繞企業(yè)供應(yīng)鏈的愿景和戰(zhàn)略，制定了目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，我們要制定工作計(jì)劃，通過日常作業(yè)來實(shí)施這些計(jì)劃。日常作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)就是SOP。雖然SOP是通過經(jīng)驗(yàn)的積累和完善來制定的。但外部環(huán)境在不斷變化，內(nèi)部流程也會(huì)因新技術(shù)，新方法的產(chǎn)生而發(fā)生變化。SOP如果不與時(shí)俱進(jìn)，不做定期的評審，就難以發(fā)現(xiàn)存在的問題，例如我們經(jīng)常會(huì)遇到組織架構(gòu)變化的情況。SOP對該程序的職責(zé)分工是有明確規(guī)定的，如果我們不及時(shí)更新，SOP就會(huì)因組織架構(gòu)變化而無法實(shí)施。有些企業(yè)在貫標(biāo)時(shí)，建立了SOP體系，但之后就束之高閣，沒有再進(jìn)行評審。等到發(fā)現(xiàn)問題，找出來對照使用時(shí)，已經(jīng)是過期了，根本無法指導(dǎo)工作。有的因?yàn)殚L期不評審，都不知道企業(yè)有哪些SOP，結(jié)果同一個(gè)程序做了好幾個(gè)版本，相互矛盾，不知哪一個(gè)是正確的，可執(zhí)行的。
對為什么要定期評估和評審SOP的道理明白了，但要實(shí)施卻似乎很難。編寫和修訂SOP對管理者和工程技術(shù)人員來講，應(yīng)該是非常容易的，但事實(shí)上，在各企業(yè)中，除了工藝工程師和部分質(zhì)量工程師因?yàn)樽陨砺氊?zé)所在，會(huì)編寫《作業(yè)指導(dǎo)書》之外，流程文件和管理文件編寫難度都很大。有位資深的培訓(xùn)師告訴我，在一家企業(yè)培訓(xùn)干部如何編寫SOP，之后，要求每人就自己部門的工作編寫一份流程文件，能夠完成的為數(shù)不多，符合要求的，更是寥寥無幾。這樣的情況在企業(yè)中比比皆是。一般SOP修訂都是在質(zhì)量體系復(fù)審時(shí)被迫做的，定期評審和修訂的主動(dòng)性幾乎沒有。
究其原因，主要是管理者對部門工作流程不熟悉。如果講部門的工作流程， 那些人會(huì)頭頭是道，一旦落到紙面上，問題就頓時(shí)顯示出來了。因?yàn)榱鞒痰搅思埫嫔希瑢懼鴮懼蛿嗔髁?，或者偏流了?寫不下去了，于是就不寫了，或者請小工程師和新進(jìn)人員來寫。而他們寫的流程，似乎通暢，卻與實(shí)際流程大相徑庭，因?yàn)樗麄儾磺宄鞒?。這樣編制出來的流程是無法指導(dǎo)實(shí)踐的。在審核中，發(fā)現(xiàn)這樣那樣的問題也就不足為奇了。當(dāng)然，難以實(shí)施定期評審的原因還有許多，如不知道如何編寫SOP，不清楚各工作條線是如何銜接的，還有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這是下屬的事情，自己沒有必要會(huì)寫，這種心態(tài)尤其體現(xiàn)在主管領(lǐng)導(dǎo)身上。
寫SOP文件，其實(shí)并不是那么難。但需要編寫者非常熟悉部門工作，熟悉內(nèi)部各條線的銜接，熟悉與外部門的接口。這樣全面了解本部門，唯有主管領(lǐng)導(dǎo)。因此，只要主管領(lǐng)導(dǎo)重視，能夠親自動(dòng)手，幾次下來，就會(huì)由難而易。W工廠的物流A經(jīng)理就是這樣操作的。當(dāng)其他部門的體系文件還在第三版時(shí)，他的《物流管理》文件已經(jīng)是第八版了。無論哪個(gè)體系來審核，都對這份流程文件贊不絕口。主管領(lǐng)導(dǎo)編寫流程文件后，會(huì)對內(nèi)外部流程和銜接相當(dāng)熟悉，工作起來也更加得心應(yīng)手。同時(shí)，也能帶動(dòng)下屬編寫他們各自條線的流程文件或者作業(yè)指導(dǎo)書，這樣的供應(yīng)鏈部門運(yùn)作起來肯定平穩(wěn)而流暢，而且會(huì)與企業(yè)的愿景、戰(zhàn)略、目標(biāo)和流程保持一致。
因此，對現(xiàn)有的SOP要每年進(jìn)行一次評審，評審時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)按流程進(jìn)行更新。如果沒有問題，也要做好相應(yīng)的評審記錄，保證其對管理和操作指導(dǎo)的有效性。
